Política de Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales de Zentra. Versión 2, vigente desde el 3 de noviembre de 2026. Reemplaza la versión anterior.

Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cómo los cuidamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

1. Quién es el responsable

• Responsable: Jhonatan David Ortega Castro, persona natural, cédula de ciudadanía 1.005.946.087, que opera con el nombre comercial Zentra.
• Domicilio: Candelaria, Valle del Cauca, Colombia.
• Dirección para notificaciones y correo: [email protected]
• Teléfono y WhatsApp: +57 318 273 7155
• Sitio web: www.webzentra.com

2. A qué aplica

Aplica a este sitio web y a todos los servicios y programas de Zentra: hosting, dominios, correo empresarial, desarrollo web, Zentra ERP, Zeni (atención por WhatsApp con inteligencia artificial), CRM, agenda de citas, automatizaciones, internet para eventos, el portal de clientes y cualquier servicio o programa que Zentra lance en el futuro.

Cuando un servicio nuevo trate datos de una forma que esta política no describe, publicaremos su anexo aquí antes de lanzarlo. Algunos servicios tienen su propia política, que complementa esta: la de Zeni está en zeni.webzentra.com/privacidad.

3. Nuestros dos papeles: responsable y encargado

• Como responsable decidimos sobre los datos de nuestros propios clientes, prospectos, visitantes del sitio y personas que nos escriben. Ver la sección 4.
• Como encargado tratamos datos por cuenta de las empresas que usan nuestros programas. Por ejemplo, los clientes, empleados o proveedores que una empresa registra en su Zentra ERP, o las conversaciones que atiende Zeni para un negocio. En ese caso el responsable es esa empresa, y nosotros solo seguimos sus instrucciones. Ver la sección 5.

4. Datos que tratamos como responsable y para qué

• Contacto y prospectos: nombre, correo, teléfono, empresa y lo que nos escribas por el sitio, WhatsApp o correo. Para: responderte, preparar cotizaciones y hacer seguimiento a tu solicitud.
• Clientes: nombre o razón social, documento o NIT, dirección, correo, teléfono, datos del RUT y de facturación, y los servicios contratados. Para: prestar y soportar el servicio, facturar (incluida la factura electrónica), cobrar, cumplir obligaciones legales y contables, y avisarte de cambios, mantenimientos o incidentes.
• Pagos: el monto, la fecha y la referencia del pago. Los datos de tu tarjeta o cuenta los escribes directamente en la pasarela de pago: Zentra no los ve ni los guarda.
• Mensajes comerciales: solo si nos autorizas, para contarte novedades y ofertas. Puedes pedir que dejemos de enviarlos en cualquier momento. Solo te contactamos por los canales que autorices y, como exige la Ley 2300 de 2023, de lunes a viernes entre 7:00 a. m. y 7:00 p. m. y los sábados entre 8:00 a. m. y 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos.
• Usuarios de nuestros programas y del portal de clientes: nombre, correo, usuario, contraseña cifrada, rol, dirección IP y registros de acceso. Para: autenticar el acceso, aplicar permisos, dar soporte y proteger la seguridad del servicio.
• Navegación en el sitio: datos de uso (páginas visitadas, dispositivo, ubicación aproximada). Para: medir y mejorar el sitio. Ver la sección 11.

5. Datos que tratamos como encargado (por cuenta de nuestros clientes)

Cuando una empresa usa Zentra ERP, Zeni, nuestro hosting, correo, CRM o agenda, ella decide qué datos carga y para qué. Nosotros:

• Tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la empresa. No los usamos para fines propios ni los vendemos.
• Los mantenemos separados: cada cliente de Zentra ERP tiene su propia instancia y su propia base de datos.
• Guardamos confidencialidad, también después de terminado el servicio.
• Acceso de soporte: personal autorizado de Zentra accede a los datos solo para ayudar, configurar y resolver fallas. En Zentra ERP y en el CRM lo hace con una cuenta de soporte que aparece en la lista de usuarios del cliente y que este puede pedirnos retirar. En hosting, correo y agenda el acceso es el del administrador del servidor, limitado a personal autorizado.
• Al terminar el servicio, la empresa puede pedirnos una copia de sus datos. Los eliminamos de los sistemas activos a más tardar 60 días después de terminado, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Las copias de respaldo pueden conservarlos por más tiempo, con acceso restringido y solo para recuperar el servicio ante una falla.
• Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, se lo informamos a la empresa sin demora para que pueda cumplir sus propios deberes.

Si eres cliente de una empresa que usa nuestros programas y quieres consultar, corregir o eliminar tus datos, dirígete primero a esa empresa, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud.

6. Autorización

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada antes de tratar tus datos. Si eres cliente, la das al contratar, cuando aceptas los términos y esta política; en los formularios del sitio, con la casilla de autorización. Solo no la pedimos en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: cuando una autoridad pública o un juez los exige en ejercicio de sus funciones, cuando son datos públicos, en una urgencia médica o sanitaria, o para fines históricos, estadísticos o científicos que la ley autoriza. La autorización puede darse por escrito, de forma verbal o con conductas inequívocas, y guardamos prueba de ella. Las empresas que usan nuestros programas garantizan que tienen la autorización de las personas cuyos datos cargan.

7. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

Zentra no busca tratar datos sensibles (por ejemplo, de salud) ni de menores de edad como responsable. Si una empresa que usa nuestros programas los trata, ella es la responsable de obtener la autorización especial que exige la ley, y tú no estás obligado a entregar datos sensibles. Los datos de menores solo se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con la autorización de su representante legal, que valora la opinión del menor.

8. Con quién compartimos los datos y dónde se guardan

No vendemos datos. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y que actúan como encargados, con obligaciones de seguridad y confidencialidad. Algunos están fuera de Colombia, por lo que hay transmisión internacional de datos:

Las pasarelas de pago son responsables de los datos de pago que escribes directamente en ellas; a nosotros solo nos llega el monto, la fecha y la referencia. Estos proveedores actúan por nuestra cuenta (transmisión), con obligaciones de seguridad y confidencialidad. Alemania y Estados Unidos están entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con nivel adecuado de protección. Zeni usa además un proveedor de inteligencia artificial en China, país que la SIC no incluye en esa lista; las condiciones de ese envío (qué datos van, con qué protecciones y cómo evitarlo) están en la política de Zeni.

Las copias de respaldo se guardan en nuestros servidores y en equipos de Zentra en Colombia, con acceso restringido. También entregamos datos a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exige.

8A. Uso de inteligencia artificial

Algunos servicios, como Zeni, usan inteligencia artificial para responder mensajes y apoyar la atención. Al modelo principal le enviamos la conversación con los identificadores tapados (correos, teléfonos, documentos, cuentas). Algunas funciones, como leer imágenes y audios o buscar en el catálogo, envían el contenido completo a su proveedor, según lo detalla la política de Zeni. La inteligencia artificial responde dentro de lo que el negocio le configura; no evalúa ni perfila a las personas para tomar decisiones sobre ellas. El negocio puede apagar el agente en cualquier canal y responder por sí mismo, y tú puedes pedir hablar con una persona. Los detalles están en la política de Zeni.

9. Cómo cuidamos los datos

• Conexiones cifradas (HTTPS) en el sitio y en nuestros programas.
• Acceso con usuario y contraseña, y permisos por rol dentro de los programas.
• Una base de datos separada por cada cliente de Zentra ERP.
• Copias de respaldo diarias.
• Acceso de soporte limitado a personal autorizado de Zentra.
• Registro de los cambios que hacemos en producción.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que ponga en riesgo datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro del plazo que ella fija (hoy, 15 días hábiles) y a quienes resulten afectados. Si el incidente afecta datos que tratamos por cuenta de una empresa, se lo informamos a ella sin demora.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras dure la relación contigo y el tiempo adicional que exijan las normas tributarias, contables y comerciales (por ejemplo, la conservación de facturas y sus soportes). Los datos de prospectos que no se convierten en clientes los conservamos a más tardar 2 años después del último contacto, y los eliminamos antes si lo pides. Las copias de respaldo pueden conservar datos por más tiempo, con acceso restringido y solo para recuperar el servicio ante una falla.

11. Cookies y analítica del sitio

Al entrar al sitio te preguntamos si aceptas la analítica. Google Analytics solo se activa si pulsas «Aceptar»; si rechazas o no respondes, no se carga. No usamos cookies de publicidad.

Puedes cambiar tu decisión cuando quieras en Preferencias de cookies. Si retiras el permiso, borramos las cookies de Analytics de tu navegador. También puedes borrar las cookies desde la configuración de tu navegador.

12. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado, si lo pides, del uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.

13. Cómo ejercer tus derechos

Quien atiende las consultas y reclamos es el mismo responsable, Jhonatan David Ortega Castro (Zentra), en [email protected] o por WhatsApp al +57 318 273 7155. Puedes actuar tú, tus causahabientes, tu representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

• Consultas (conocer qué datos tenemos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o quejarte de un incumplimiento): escribe tu nombre e identificación, la descripción de los hechos, tu dirección o correo de contacto y los documentos que quieras hacer valer. Si falta algo, te lo pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no lo completas en 2 meses, entendemos que desististe. Respondemos en máximo 15 días hábiles; si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes. Mientras se resuelve, marcamos el dato como «reclamo en trámite».
• Antes de acudir a la SIC debes haber presentado tu consulta o reclamo ante nosotros.

14. Cambios a esta política

Si hacemos cambios sustanciales (por ejemplo, en las finalidades, en quién es el responsable o en a qué países enviamos datos), los publicaremos aquí y avisaremos a nuestros clientes por correo al menos 15 días antes de que empiecen a aplicar. Si un cambio implica usar tus datos para una finalidad nueva, te pediremos una nueva autorización. Cada versión indica su fecha de vigencia. Esta política rige desde el 3 de noviembre de 2026 y nuestras bases de datos estarán vigentes mientras Zentra preste sus servicios y por el tiempo adicional que exija la ley.

Versiones: versión 1, hasta el 2 de noviembre de 2026. Versión 2, desde el 3 de noviembre de 2026: identifica al responsable, explica el papel de encargado, lista los proveedores y sus países, agrega el procedimiento con los plazos de ley y pide permiso antes de usar Google Analytics.

Anexo A. Zentra ERP

Cada empresa cliente tiene su propia instancia, en su propio subdominio y con su propia base de datos. En ella registra sus clientes, productos, remisiones, facturas, cartera y, si los usa, empleados y nómina. La empresa es responsable de esos datos y Zentra es encargado. Para facturar electrónicamente, el ERP envía los datos de la factura a Matias API y a la DIAN. Los recordatorios por WhatsApp salen por Meta solo si la empresa los activa.

Anexo B. Zeni

Zeni tiene su propia política, con sus proveedores de inteligencia artificial, sus países y sus plazos: zeni.webzentra.com/privacidad. Lo que allí se dice sobre Zeni prevalece sobre lo general de esta política.

Anexo C. Hosting, correo, CRM y agenda

Los sitios, buzones de correo y agendas de nuestros clientes se alojan en nuestros servidores. Los CRM y automatizaciones se instalan en nuestros servidores o en los que el cliente indique. El cliente decide qué datos guarda en ellos y es su responsable; Zentra es encargado y solo accede para mantener el servicio o cuando el cliente lo pide.